Microsoft 365 Copilot vs. Gemini für Workspace: Kosten 2026

Wählen Sie Gemini, wenn Ihr Unternehmen ohnehin in Gmail und Docs lebt, und Microsoft Copilot, wenn es in Word, Excel und Outlook zu Hause ist. Das klingt selbstverständlich, doch beim Preis gehen die beiden Anbieter getrennte Wege. Google baut seine KI in den Workspace-Tarif ein, den Sie ohnehin bezahlen. Microsoft verkauft Microsoft 365 Copilot als kostenpflichtige Ebene on top, und für ein Team im Standard-Tarif kommen damit etwa 9,50 $ pro Lizenz und Monat dazu.

Beide Anbieter haben ihre Preise und Pakete in den letzten 18 Monaten geändert, und viele Vergleichsartikel nennen noch die alten Zahlen. Google hat Gemini Anfang 2025 in jeden Business-Tarif integriert. Microsoft hat Ende letzten Jahres ein günstigeres Copilot für kleine Unternehmen gestartet und seine Suiten Mitte 2026 erneut umsortiert. Dazu benennt Microsoft das Produkt um: In der Learn-Dokumentation heißt Microsoft 365 Copilot inzwischen Microsoft Copilot, auf den Preisseiten steht noch der alte Name. In diesem Ratgeber sagen wir für beide einfach Copilot.

Grundlage sind die Preise und Dokumentationen der Anbieter, Stand 2026, in US-Dollar bei Jahresbindung. Wir behandeln, was Sie zahlen, was die KI in den einzelnen Apps leistet, wie sich die Agenten-Tools unterscheiden, was mit Ihren Daten passiert und wie aufwendig ein Rollout ist. Außerdem sagen wir klar, wann ein Suite-Wechsel allein wegen der KI eine schlechte Idee ist.

Was sich in den letzten 18 Monaten geändert hat

Am besten sieht man den Unterschied an einer Zeitleiste. Google hat zuerst gehandelt und KI zum Teil des Tarifs gemacht. Microsoft hat KI als Zusatzoption behalten und ein Jahr lang daran gearbeitet, sie einfacher kaufbar zu machen.

Googles Schritt war der radikalere. Gemini kam in jeden Workspace-Business-Tarif, und die Preise stiegen entsprechend. TechRepublic berichtete, dass Business Starter von 6 $ auf 7 $, Standard von 12 $ auf 14 $ und Plus von 18 $ auf 22 $ stieg, während das separate Gemini-Add-on, das 20 oder 30 $ pro Nutzer gekostet hatte, wegfiel (TechRepublic).

Microsoft ging den anderen Weg. Copilot Business startete bei 21 $ pro Nutzer und Monat für Organisationen mit bis zu 300 Nutzern, gegenüber 30 $ für die Enterprise-Version (Office Watch). Bei der Preisanpassung Mitte 2026 stieg dann Business Basic von 6 $ auf 7 $ und Standard von 12,50 $ auf 14 $, während Premium bei 22 $ blieb (LazyAdmin). Microsofts eigene Seiten nennen die neuen Preise für Standard und Premium, und mit demselben Update kamen Tarife, die Copilot bereits enthalten.

Für das Budget 2026 zählt noch ein Detail. Laut Microsofts Preisseite gilt der Aktionspreis von 18 $ für das Copilot-Business-Add-on nur bis Ende dieses Jahres, nur für das erste Jahr und nur für Bestandskunden mit einem passenden Business-Tarif (Microsoft).

Die Preise im Vergleich

Hier die relevanten Business-Tarife, jeweils pro Nutzer und Monat bei Jahresbindung. Auf Microsofts Seite stehen für monatliche Bindung höhere Preise. Auch bei Google werden für Business Standard bei monatlicher Zahlung 16,80 $ statt 14 $ angezeigt (Google Workspace).

Quellen: Microsoft-Tarife und Preise, Microsoft 365 Copilot und Google-Workspace-Preise. Die Basistarife und Bundles von Microsoft sind auf 300 Nutzer begrenzt, ebenso die Business-Tarife von Google.

Stellt man die Standard-Tarife nebeneinander, ist die Geschichte schnell erzählt. Microsofts Standard-Tarif kostet 14 $, Googles ebenfalls 14 $. Kommt Copilot über Microsofts neues Bundle dazu, zahlen Sie 23,50 $. Der gesamte Preisunterschied für ein Standard-Team ist also die KI selbst: etwa 114 $ pro Lizenz und Jahr.

Bei 10 Lizenzen sind das rund 1.100 $ im Jahr. Bei 50 sind es 5.700 $, bei 250 dann 28.500 $. Diese Zahlen gehen davon aus, dass jede Lizenz Copilot bekommt – und genau das steuern Sie selbst.

Merkwürdig ist, dass Microsoft dieselbe Funktion auf zwei Arten bepreist. Das Bundle kostet bei Standard 9,50 $ extra und enthält Copilot Business. Das Add-on für Kunden, die bereits einen Tarif besitzen, steht mit 21 $ in der Liste. Laut Microsofts FAQ können Neukunden einen Tarif mit Copilot wählen, Bestandskunden fügen Copilot als Add-on hinzu (Microsoft). Wenn Sie Bestandskunde sind und für das Add-on zahlen, fragen Sie Ihren Reseller, ob Sie Lizenzen ins Bundle verschieben können. Eine veröffentlichte Antwort haben wir dazu nicht gefunden – verstehen Sie das also als Frage an den Reseller, nicht als Zusage.

Auch Google hat ein Upsell-Angebot. AI Expanded Access ist ein Add-on für Business Standard und Plus sowie für Enterprise Standard und Plus. Es erhöht die Nutzungslimits für Bild- und Videogenerierung, tiefes Reasoning in der Gemini-App, Gemini-Notebook-Ausgaben, Workspace-Studio-Automatisierungen und die Sprachübersetzung in Meetings. Einen Preis nennt Googles Ankündigung nicht, und die höheren Aktionslimits sind Anfang des Jahres ausgelaufen (Google Workspace Updates). Planen Sie es nur ein, wenn in Ihrem Pilotprojekt intensive Bild-, Video- oder Automatisierungsnutzung auftaucht.

Rechnen Sie mit dem Rechner Ihre eigene Lizenzzahl durch. Voreingestellt sind 50 Lizenzen, alle mit Copilot, was die oben genannten 14.100 $ gegenüber 8.400 $ ergibt.

Senken Sie den Copilot-Anteil auf 30 Prozent, sinkt Microsofts Jahresrechnung auf etwa 10.100 $, also rund 28 Prozent weniger, weil die übrigen 70 Prozent der Belegschaft im normalen 14-$-Tarif bleiben. Das ist die günstigste ehrliche Art, Copilot zu betreiben: Kaufen Sie es für die Leute, die in Dokumenten leben, und lassen Sie alle anderen bei Copilot Chat.

Was die KI in den einzelnen Apps leistet

Zuerst zum Lieferumfang, denn in den unteren Tarifen unterscheiden sich die Angebote am stärksten. Jeder Microsoft-Business-Tarif enthält inzwischen Copilot Chat. Microsoft beschreibt ihn als eingeschränkten Chat mit Datenschutz auf Enterprise-Niveau, der öffentliche Webdaten nutzt. Er greift nicht auf Ihre Dateien, E-Mails oder Chats zu und funktioniert nicht innerhalb der Apps (Microsoft). Googles günstigster Tarif, Business Starter, nennt Gemini in Gmail und den Chat mit Gemini; Standard ergänzt Docs, Meet und Gemini Notebook mit erweitertem Zugang (Google Workspace).

Googles Starter-Tarif nennt keine KI in Docs oder Meet. Ein sehr kleines Team, das sie möchte, braucht also Standard. Zwei Einschränkungen: Microsofts Teams-Funktionen setzen eine Teams-Lizenz voraus, und die Matrix ist die Auswertung der Tarifseiten beider Anbieter durch ToolPotion, kein praktischer Funktionstest.

In den Apps erledigen beide im Großen und Ganzen ähnliche Aufgaben, nur mit anderen Gewohnheiten. Die Tabelle hält sich an die Angaben der Anbieter.

Quellen: Microsoft-Copilot-Support, Microsoft 365 Copilot und Google Workspace AI. Googles Notebook-Tool hieß in der Ankündigung Anfang des Jahres NotebookLM und erscheint auf den aktuellen Tarifseiten als Gemini Notebook.

Der praktische Unterschied liegt darin, wo die KI sitzt. Copilot lebt in den Desktop-Apps, die Finanz-, Rechts- und Operations-Teams ohnehin nutzen, und diese Tiefe ist Microsofts echter Vorteil für alle, die große Excel-Modelle oder lange Word-Dokumente bauen. Geminis Stärke ist, dass es zum Tarif gehört: Jeder Nutzer hat es vom ersten Tag an, und niemand muss diskutieren, wer eine Lizenz verdient. Wenn Sie zusätzlich einen eigenständigen Assistenten wollen, gibt es Google Gemini und Microsoft Copilot auch einzeln, und unser Ranking der KI-Chatbots zeigt, wie das übrige Feld abschneidet.

Für Spezialaufgaben innerhalb der Suite kann ein dediziertes Tool immer noch besser sein als beide. Unsere Rankings zu KI-Tabellentools, KI-Schreibassistenten, KI-Präsentationstools und KI-Datenanalyse lohnen einen Blick, bevor Sie Lizenzen kaufen.

Agenten: Copilot Studio gegen Workspace Studio

Beide Anbieter verkaufen inzwischen die Idee von Agenten, die Arbeit für Sie erledigen, und beide teilen sie in eine einfache und eine schwerere Stufe.

Microsoft Copilot Studio ist das Werkzeug zum Bauen. Business-Tarife mit Copilot enthalten Agent Builder und Copilot Studio im Copilot-Chat- bzw. Standard-Rahmen sowie vorgefertigte Agenten wie Researcher, Analyst und Facilitator (Microsoft). Für in Copilot veröffentlichte Agenten reicht eine Copilot-Lizenz, intensivere Nutzung wird aber nach Verbrauch abgerechnet. Vorab gekaufte Kapazität kostet 200 $ im Monat für ein Paket mit 25.000 Credits, alternativ zahlen Sie nach Verbrauch, und in beiden Fällen brauchen Sie ein Azure-Abonnement (Microsoft Copilot Studio).

Googles Pendant ist Workspace Studio. Es baut Abläufe über Workspace-Apps hinweg, etwa für Meeting-Vorbereitung oder E-Mail-Sortierung, und ist in den Tarifen enthalten (Google Workspace). Für Agenten im Unternehmensmaßstab verweist Google Enterprise-Kunden auf Gemini Enterprise, eine Plattform zum Finden, Erstellen, Teilen und Betreiben von Agenten, mit Anbindungen an Microsoft 365, Slack, Salesforce und mehr (Google Cloud). Einen veröffentlichten Listenpreis für Gemini Enterprise haben wir nicht gefunden, und laut Google befinden sich einige Funktionen noch im Early Access. Planen Sie also nicht ohne Angebot damit.

Für Geschäftsinhaber schrumpft die Agentenfrage meist auf Folgendes: Wenn Sie Agenten für eine Handvoll wiederkehrender Aufgaben wollen, etwa Support-Mails weiterleiten oder Wochenberichte entwerfen, schaffen das beide Suiten mit den enthaltenen Tools. Wenn ein Entwickler etwas Individuelles baut, ist Copilot Studio das etabliertere Werkzeug – mit einer Azure-Rechnung, die Sie vorher durchkalkulieren sollten. Und wenn Agenten Ihr Hauptziel sind und kein Nebeneffekt, bewahrt Sie unser Beitrag zu KI-Agenten vs. Automatisierungstools vor dem falschen Kauf, und das Ranking der KI-Agenten listet Alternativen außerhalb beider Suiten.

Datenschutz und Admin-Kontrollen

Beim zentralen Versprechen sind sich beide einig. Microsoft sagt, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training seiner Foundation-Modelle verwendet werden und dass Copilot nur Daten anzeigt, für die der Nutzer mindestens Leserechte hat (Microsoft Learn). Google sagt, dass Ihre Inhalte nicht von Menschen geprüft und nicht ohne Erlaubnis außerhalb Ihrer Domain für das Training generativer KI-Modelle verwendet werden und dass Gemini nur abruft, worauf der Nutzer ohnehin Zugriff hat (Google).

Die Unterschiede liegen in den Kontrollen.

• Microsoft berücksichtigt Purview-Vertraulichkeitsbezeichnungen und Nutzungsrechte, lässt Admins den Interaktionsverlauf von Copilot durchsuchen und aufbewahren und erlaubt ihnen festzulegen, welche Agenten und welche Drittmodelle zulässig sind, darunter Modelle von Anthropic und OpenAI. Microsoft weist darauf hin, dass Anthropic-Modelle derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen sind.
• Google lässt Admins Gemini für Nutzer oder Organisationseinheiten ein- oder ausschalten, die Aufbewahrung von Unterhaltungen festlegen, wählen, auf welche Quellen Gemini zugreifen darf (Gmail, Drive, Kalender, Chat), und bestehende DLP-Regeln auch auf generierte Ausgaben anwenden.
• Bei den Zertifizierungen nennen beide ISO 42001. Microsoft führt für Copilot außerdem DSGVO, ISO 27001 und HIPAA auf. Google nennt für Gemini in Workspace SOC 1, 2 und 3, ISO 27001 und FedRAMP High und unterstützt HIPAA.

Microsoft bietet außerdem eine Urheberrechtszusage: Das Unternehmen verspricht, gewerbliche Kunden zu verteidigen, die wegen der Ausgaben seiner Copilots verklagt werden, sofern sie die eingebauten Schutzmechanismen und Inhaltsfilter genutzt haben (Microsoft Learn). Eine vergleichbare Aussage haben wir auf den von uns gelesenen Google-Seiten nicht gefunden, prüfen Sie also Ihren Vertrag.

Das Problem mit gemeinsamen Laufwerken löst keiner der beiden Anbieter, und das wiegt schwerer als jede Zertifizierung. Beide Assistenten respektieren die Berechtigungen, die Sie bereits haben. Wenn heute die halbe Firma die Gehaltstabelle öffnen kann, beantwortet die KI bereitwillig Fragen daraus. Microsofts eigene Copilot-Seite verweist auf SharePoint Advanced Management, um Überfreigaben zu verhindern (Microsoft). Googles Entsprechung ist, die Drive-Freigaben aufzuräumen, bevor Sie Gemini für alle einschalten.

Was ein Rollout von Ihnen verlangt

Keines der Produkte ist schwer einzuschalten. Die Arbeit steckt in allem drumherum. Bei Microsoft ist es eine Lizenz, die Sie im Admin Center verwalten. Bei Google ist es ein Schalter, und im Standard-Tarif ist Gemini ohnehin schon verfügbar. Zeit kostet die Entscheidung, wer es bekommt, und die Frage, ob es seinen Preis wert ist.

Eine sinnvolle Reihenfolge ist bei beiden Suiten dieselbe. Beheben Sie zuerst die Überfreigaben, denn das ist der eine Schritt, den Sie später nicht mehr hastig nachholen können. Wählen Sie dann eine Pilotgruppe von etwa zehn Personen mit echter Dokumentenarbeit. Geben Sie nur ihnen die KI. Messen Sie vier Wochen lang und entscheiden Sie dann. Microsoft liefert ein Copilot Dashboard für Nutzungs- und Adoptionsberichte (Microsoft), sodass Sie sehen, wer sie tatsächlich nutzt. Googles Admin-Konsole bietet die oben genannten Aufbewahrungs- und Zugriffskontrollen, ein vergleichbares Nutzungs- und ROI-Dashboard haben wir auf den von uns gelesenen Seiten aber nicht gefunden.

Planen Sie ein paar Dinge ein, die auf keiner Preisliste stehen. Die Mitarbeitenden brauchen eine kurze Schulung, denn die meisten nutzen einen KI-Assistenten wie eine Suchmaschine, bis ihnen jemand etwas anderes zeigt. Microsoft sagt, Copilot sei leicht einzuführen, weil es in den Apps funktioniert, die die Leute schon kennen – ein faires Argument für Office-lastige Teams.

Welche Suite Ihre KI tragen sollte

Diese Regel hält in den meisten Fällen: Folgen Sie Ihren Dokumenten, nicht der KI. Die Suite, in der Ihr Team ohnehin arbeitet, liefert bessere Ergebnisse als die mit der cleveren Demo, denn der Assistent ist nur so nützlich wie die Dateien, Mails und Meetings, die er sehen kann.

Wenn Sie auf Microsoft setzen

Kaufen Sie Copilot für die Leute, die in Word, Excel und Outlook leben, und lassen Sie alle anderen bei Copilot Chat. Für Neukunden ist der Tarif mit Copilot zu 23,50 $ oder 32 $ der günstigere Einstieg. Als Bestandskunde prüfen Sie die 18-$-Add-on-Aktion, bevor sie dieses Jahr endet. Verzichten Sie ganz darauf bei Teams, die vor allem E-Mail und Chat nutzen, denn dort deckt das kostenlose Copilot Chat die Grundlagen ab.

Wenn Sie auf Google setzen

Nutzen Sie, was Sie ohnehin bezahlen. Gemini steckt in Ihrem Tarif, die Frage ist also nicht, ob Sie es kaufen, sondern ob Sie es für alle einschalten. Stufen Sie kleine Teams von Starter auf Standard hoch, wenn sie KI in Docs und Meet wollen, und testen Sie das Add-on AI Expanded Access nur, wenn der Pilot an Limits stößt.

Wann sich ein Suite-Wechsel für KI nicht lohnt

Meistens lohnt er sich nicht. Ein Suite-Wechsel bedeutet, Postfächer, gemeinsame Laufwerke, Kalender und jahrelange Gewohnheiten umzuziehen, dazu Schulungen und ein chaotisches Nebeneinander, solange beide Systeme laufen. Der KI-Preisunterschied liegt bei einem Standard-Team bei etwa 9,50 $ pro Lizenz und Monat. Das rechtfertigt allein keine Migration, und die KI-Funktionen beider Anbieter ändern sich so schnell, dass der bessere Anbieter innerhalb eines Jahres wechseln kann.

Aus anderen Gründen kann ein Wechsel sinnvoll sein, etwa wegen Sicherheitstools, bestehender Microsoft-Lizenzen oder starker Excel-Abhängigkeit. Dann ist die KI ein Bonus, nicht der Grund. Der einzige Fall, in dem die KI allein einen Umzug rechtfertigen könnte, ist ein kleines, dokumentenlastiges Team ohne Migrationsballast. Nur beim Neustart ist die Wahl nahezu kostenlos.

Passt keine der Suiten, kann ein eigenständiger Assistent wie ChatGPT oder Claude neben der jeweiligen Suite laufen, und unser Leitfaden zu ChatGPT-Alternativen sowie der Vergleich der besten KI-Chatbots stellen sie gegenüber. Speziell für Meetings kann ein Notetaker von Drittanbietern wie Otter Lücken in Teams oder Google Meet füllen, und das Ranking der KI-Meeting-Assistenten bietet weitere Optionen. Noch tiefer geht unser Leitfaden zu Meeting-Assistenten.

Häufig gestellte Fragen

Ist Gemini in Google Workspace kostenlos?

Es ist im Preis der Business- und Enterprise-Tarife enthalten, es gibt also keine separate Gemini-Gebühr. Google hat die Tarifpreise Anfang 2025 erhöht, um es zu finanzieren. Höhere Nutzungslimits für einzelne Funktionen erfordern das kostenpflichtige Add-on AI Expanded Access.

Brauche ich Microsoft 365, um Copilot zu kaufen?

Ja. Copilot wird nicht ohne einen qualifizierenden Microsoft-365-Tarif verkauft. Neukunden können einen Tarif mit Copilot kaufen, Bestandskunden fügen es als Add-on hinzu.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft Copilot?

Copilot Chat ist der enthaltene Chat mit Webanbindung und Datenschutz auf Enterprise-Niveau. Er greift nicht auf Ihre Dateien, Mails oder Chats zu. Das kostenpflichtige Copilot verbindet sich mit Ihren Arbeitsdaten und funktioniert in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Microsoft hat Microsoft 365 Copilot außerdem in Microsoft Copilot umbenannt, auch wenn manche Seiten noch den alten Namen verwenden.

Ist Copilot Business dasselbe wie das Copilot für 30 $?

Berichten zufolge bietet es die gleichen Kernfunktionen zu einem niedrigeren Preis, ist aber auf Organisationen mit bis zu 300 Nutzern beschränkt. Darüber kaufen Sie die 30-$-Version.

Was ist beim Datenschutz besser?

Keiner gewinnt eindeutig. Beide sagen, dass sie keine Foundation-Modelle mit Ihren Inhalten trainieren, und beide respektieren bestehende Berechtigungen. Ihr echtes Risiko sind Überfreigaben in Ihren eigenen Dateien, prüfen Sie daher vor einem Rollout die Berechtigungen.

Kann ich beides nutzen?

Technisch ja, denn Googles Gemini Enterprise verbindet sich mit Microsoft-365-Daten. Zwei KI-Ebenen zu bezahlen ist aber nur für ein Team mit klarem Grund sinnvoll, etwa eine Microsoft-basierte Finanzabteilung in einem Google-Unternehmen.