Wenn Sie den ganzen Tag in Videocalls sitzen und ein Notizbuch ohne Bot wollen, nehmen Sie Granola. Wenn Sie die meisten Integrationen und die breiteste Sprachunterstützung brauchen, nehmen Sie Fireflies.ai. Wenn Sie den günstigsten Bezahlplatz von einem bekannten Anbieter suchen, nehmen Sie Otter.ai. Das ist für die meisten die ganze Entscheidung – der Rest dieses Artikels liefert die Belege dazu.
Im Demo-Video sehen die drei Tools gleich aus. Alle hören einem Meeting zu, schreiben eine Zusammenfassung und ziehen Aufgaben heraus. Die Unterschiede zeigen sich an vier Stellen: ob ein Bot Ihrem Call beitritt, was der Gratis-Tarif Ihnen verwehrt, in welche Apps die Notizen anschließend wandern und was passiert, wenn jemand im Call der Aufzeichnung nicht zugestimmt hat.
Preise und Limits stammen aus dem Jahr 2026 von der jeweiligen Preisseite des Anbieters und wurden anhand der US-Listenpreise geprüft. Fathom taucht als vierte Option auf, weil der Gratis-Tarif die Rechnung für manche Käufer verändert. Einen breiteren Marktüberblick bieten das ToolRank-Ranking für KI-Meeting-Assistenten und unsere Übersicht der besten KI-Meeting-Assistenten.
Bot oder kein Bot: Das ist die eigentliche Trennlinie
Die meisten Notetaker treten Ihrem Call als Teilnehmer bei. Ein benannter Bot erscheint in der Teilnehmerliste, nimmt auf und verschwindet wieder. Laut Preisseite von Otter treten die Tarife Zoom, Microsoft Teams und Google Meet bei, um automatisch Notizen zu schreiben und zu teilen. Laut Integrationsseite von Fathom tritt Fathom Zoom, Google Meet und Microsoft Teams bei, um Transkripte, Zusammenfassungen und Aufgaben zu erstellen.
Granola funktioniert anders herum. Auf der Sicherheitsseite heißt es, Granola „fügt Ihrem Videocall keinen Bot hinzu“. Unter macOS und Windows transkribiert es in Echtzeit, auf dem Smartphone nach dem Meeting aus vorübergehend zwischengespeichertem Audio. Das Audio selbst werde nicht gespeichert. Die Preisseite führt „Bot-free, device-audio capture“ in jedem Tarif auf, auch im kostenlosen.
Fireflies liegt dazwischen. Die Karte des Gratis-Tarifs nennt eine Chrome-Erweiterung, und die Vergleichstabelle enthält eine Zeile für Aufnahmen „using Chrome extension without Fireflies bot“. Auch Fathom bietet inzwischen die Wahl: Die Preisseite führt die Aufnahme ohne Bot als Beta-Funktion für den Mac auf, neben dem üblichen Bot.
Ganz ohne Haken geht es nicht. Ein Bot ist sichtbar, und das ist eine Form von Einwilligung. Eine App ohne Bot ist standardmäßig unsichtbar, also müssen Sie die anderen selbst informieren. Mehr dazu im Abschnitt zur Rechtslage.
Was die Gratis-Tarife wirklich bieten
Bei den Gratis-Tarifen unterscheiden sich die Tools am stärksten, denn jeder Anbieter hat eine andere Stelle zum Sparen gewählt. Granola begrenzt den Verlauf. Otter begrenzt Minuten und Meeting-Länge. Fireflies begrenzt Zusammenfassungen und Speicher. Fathom begrenzt fast nichts.
| Tarif | Was der Gratis-Tarif begrenzt | Was enthalten ist |
|---|---|---|
| Granola Basic | 30 Tage Meeting-Verlauf; Modellwahl im KI-Chat nur automatisch | KI-Notizen, KI-Chat, geteilte Ordner, eigene Vorlagen, mehrsprachig, Slack |
| Otter Basic | 300 Transkriptionsminuten pro Monat, 30 Minuten pro Meeting, die 25 jüngsten Gespräche | Live-Transkription, Sprechererkennung, 3 Datei-Importe insgesamt, 20 KI-Chat-Anfragen pro Monat |
| Fireflies Free | „Begrenzte“ KI-Zusammenfassungen, 400 Minuten Speicher pro Team, 20 KI-Credits | Unbegrenzte Transkription, über 100 Sprachen, Live-Notizen, Chrome-Erweiterung, Mobile-Apps |
| Fathom Free | Erweiterte Zusammenfassungen und Aufgaben sind kostenpflichtig | Unbegrenzte Aufnahmen und Transkription, sofortige Zusammenfassungen, Option ohne Bot als Beta auf dem Mac |
Bei Otter stoßen Sie bei langen Meetings zuerst an die Grenzen. Ein Limit von 30 Minuten pro Gespräch bedeutet, dass ein einstündiger Kundentermin abgeschnitten wird, und das Limit steigt nur in den Bezahltarifen.
Der Sprung vom Gratis-Tarif zu Pro verdreifacht das Limit, Business hebt es auf vier Stunden. Wenn Ihre Calls lang sind, ist der Gratis-Tarif keine Testversion von Otter, sondern von einem kleineren Produkt.
Als reiner Gratis-Sieger hat Fathom auf dem Papier das großzügigste Angebot, denn unbegrenzte Aufnahme und Transkription werden ohne Minutenlimit aufgeführt. Der Gratis-Tarif von Granola passt besser, wenn Sie mit einem 30-Tage-Fenster leben können, denn Ihre Notizen sind das Produkt, und alte rutschen außer Reichweite.
Was Sie zahlen, wenn Gratis nicht mehr reicht
Den günstigsten Bezahlplatz bietet Otter Pro mit 8,33 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, bei monatlicher Zahlung 16,99 $. Fireflies Pro kostet 10 $ jährlich und 18 $ monatlich. Der Business-Tarif von Granola kostet 14 $ pro Nutzer und Monat, die Seite nennt nur einen Preis. Fathoms Premium-Tarif für Einzelnutzer kostet 16 $ jährlich oder 20 $ monatlich (Fathom-Preise).
Der Preis pro Platz ist nicht das ganze Bild, denn die Tarife bieten Unterschiedliches. Otter Pro bringt 1.200 Minuten pro Monat und 90 Minuten pro Meeting. Fireflies Pro ergänzt unbegrenzte Zusammenfassungen und 8.000 Minuten Speicher pro Platz. Granola Business hebt das Verlaufslimit auf und schaltet die Integrationen mit Attio, Notion, HubSpot, Affinity und Zapier sowie API-Zugriff frei. Der Schritt zu den Team-Tarifen ist steiler: Otter Business kostet 19,99 $ jährlich, Fireflies Business 19 $, und Fathoms Team-Tarif 15 $ jährlich bei mindestens zwei Nutzern.
Sicherheits- und Admin-Funktionen sind bei allen dreien eine eigene Preisstufe. Granola führt SOC 2 Type II in jedem Tarif auf, hält SSO, SCIM und HIPAA-konforme Workspaces aber dem Enterprise-Tarif vor. Fireflies legt SSO, SCIM, Audit-Logs und HIPAA-Konformität in den Enterprise-Tarif für 39 $ pro Platz, nur jährlich abgerechnet. Auch Otter führt SSO, SCIM und HIPAA (als Add-on) unter Enterprise auf. Wer mit Gesundheits- oder Rechtsdaten arbeitet, sollte die oberste Stufe einplanen oder zu etwas anderem greifen.
Mit dem Rechner sehen Sie, was Ihre Teamgröße für die Rechnung bedeutet.
Bei fünf Plätzen über ein Jahr liegt der Abstand zwischen Otter Pro und Granola Business bei etwa 340 $. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, ob Sie die Aufnahme ohne Bot und den Verlauf nutzen würden. Für Solo-Berater wahrscheinlich ja. Für ein zehnköpfiges Vertriebsteam, das CRM-Sync will, wahrscheinlich nein.
Sprachen und Plattformen
Bei den Sprachen gibt es ein deutliches Gefälle. Die Preisseite von Otter nennt KI-Transkription auf Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch und Chinesisch. Fireflies führt die Transkription in über 100 Sprachen auf, mit einem Multi-language Mode ab Business. Granola unterstützt nach eigenen Angaben 31 Sprachen auf dem Desktop und 17 mobil, und auf dem Desktop können Sie mitten im Meeting die Sprache wechseln.
Bei Mobilgeräten gibt es eine Besonderheit. Laut Granolas Dokumentation wählt die App unter iOS und Android eine einzige Sprache für das gesamte Transkript, daher funktionieren Calls mit gemischten Sprachen besser in der Desktop-App. Granola läuft auf macOS, Windows, iPhone, Android und Apple Watch. Otter hat Apps für iOS und Android, eine Desktop-App und eine Chrome-Erweiterung. Auch Fireflies nennt Desktop-, Mobil- und Chrome-Erweiterungs-Optionen.
Wenn Ihr Team in mehreren Sprachen arbeitet, ist Fireflies die sicherste Wahl. Wenn Sie nur Englisch und ein paar europäische Sprachen brauchen, genügt jedes der drei.
Wohin die Notizen gehen: CRM, Slack und Notion
Eine Zusammenfassung, die niemand öffnet, ist verschwendet. Die nützliche Frage lautet, wo die Notizen landen. Alle drei senden an Slack und Notion, und alle drei erreichen ein CRM wie HubSpot, wenn auch unterschiedlich tief.
Fireflies hat die längste Liste. Die Integrationsseite nennt auf der CRM-Seite HubSpot, Salesforce, monday CRM, GoHighLevel, ActiveCampaign und Redtail, dazu Slack, Notion, Discord, WhatsApp und Telegram. Otter nennt HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics und Zoho sowie Slack und Notion, und laut Preisseite unterliegt der Sync mit Salesforce und HubSpot Nutzerlimits. Granolas Business-Tarif nennt Attio, Notion, HubSpot, Affinity und Zapier und hält Salesforce dem Enterprise-Tarif für 35 $ pro Nutzer und Monat vor.
Der gelbe Schritt ist der wichtigste. Jedes Tool kann eine Zusammenfassung automatisch ins CRM schicken, aber eine KI-Zusammenfassung kann eine Deal-Phase oder einen Namen falsch erfassen. Lesen Sie die Notizen, bevor sie synchronisiert werden, oder beschränken Sie den automatischen Sync auf Slack. Wenn Sie lieber einen eigenen Ablauf bauen: Zapier wird von Granola, Otter und Fathom unterstützt, und Fathom nennt zusätzlich Make.
Der Business-Tarif von Fathom ist der richtige Kandidat, wenn es Ihnen um CRM-Feldsync geht. Die Preisseite führt in dieser Stufe CRM-Feldsync, Deal-Ansicht und Coaching-Scorecards auf, für 25 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Aufzeichnungsgesetze und das Einwilligungsproblem
Diesen Teil lassen die Anbieter aus. Ob Sie ein Meeting aufzeichnen dürfen, hängt davon ab, wo die Beteiligten sich befinden. Laut Justias 50-Staaten-Übersicht verlangen die meisten US-Bundesstaaten nur die Einwilligung einer Partei, sodass ein Teilnehmer aufzeichnen kann, ohne es den anderen zu sagen. Eine kleinere Gruppe von Staaten verlangt die Einwilligung aller Beteiligten. Das Bundesgesetz gegen Abhören, 18 U.S. Code Section 2511, ist ein Gesetz mit Einwilligung einer Partei. Justia ergänzt, dass man bei einem Anruf über Staatsgrenzen hinweg am besten das strengste Recht befolgt.
In der Praxis heißt das: Ein Notetaker ist in einem Staat unbedenklich und im nächsten riskant, und oft wissen Sie nicht, wo alle gerade sitzen. Die vernünftige Grundregel ist, jedes Mal Bescheid zu sagen. Das sind allgemeine Informationen aus einer öffentlichen Übersicht und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Regeln dort, wo Ihre Teilnehmer sind.
Granolas eigene Dokumentation zur Einwilligung empfiehlt als Best Practice, dafür zu sorgen, dass Teilnehmer wissen, wann Sie einen KI-Notetaker nutzen. Die App kann ein Wasserzeichen in Ihr Kamerabild einblenden und eine automatische Nachricht in den Meeting-Chat senden. Laut Preistabelle ist der Hinweis an die Teilnehmer in Basic und Business eine Einstellung pro Nutzer und in Enterprise eine vom Admin erzwingbare.
Auch Bots lösen das Problem nicht. Im vergangenen Jahr reichte ein Kläger in Kalifornien eine vorgeschlagene Sammelklage gegen Otter ein (Bericht einer NPR-Mitgliedsstation). Die Klage wirft Otter vor, private Gespräche ohne Erlaubnis aufgezeichnet und zum Training der KI genutzt zu haben, und die Software könne über einen verbundenen Kalender Meetings beitreten, ohne dass alle Teilnehmer zugestimmt hätten. In der Datenschutzerklärung von Otter heißt es, Nutzer erteilten die Erlaubnis, und Otter sagt, es anonymisiere Audio, bevor es für das Training verwendet wird. Die Vorwürfe der Klage sind Behauptungen, keine Feststellungen.
Fireflies sieht sich einem ähnlichen Vorwurf gegenüber. Eine vorgeschlagene Sammelklage, die Ende vergangenen Jahres vor einem Bundesgericht in Illinois eingereicht wurde (Zusammenfassung einer Kanzlei), wirft dem Meeting-Assistenten vor, die Stimmprobe einer Einwohnerin bzw. eines Einwohners von Illinois aufgezeichnet und analysiert zu haben, die bzw. der sich nie bei Fireflies angemeldet hatte – ohne die schriftliche Information und Einwilligung, die Illinois' Biometric Information Privacy Act verlangt. Auch das ist ein Vorwurf, und wir haben kein Urteil gefunden.
Die Erkenntnis ist nicht, dass ein Tool sicher wäre. Sondern dass Ihre Einwilligungspraxis wichtiger ist als die Marke auf dem Bot. Sagen Sie es zu Beginn des Calls, und lassen Sie keinen Notetaker automatisch Meetings mit externen Gästen beitreten.
Welches Tool Sie wählen sollten
Die folgende Bewertung ist ein redaktionelles Urteil auf Basis der veröffentlichten Seiten der Anbieter. Verstehen Sie sie als Orientierung, nicht als Messung.
Wählen Sie Granola, wenn Sie sich mit Kunden, Investoren oder Bewerbern treffen und ein Bot in der Teilnehmerliste die Stimmung verändern würde. Es ist auch die richtige Wahl, wenn Sie selbst mitschreiben und die KI die Lücken füllen soll. Lassen Sie es sein, wenn Sie eine Aufnahme zum Nachhören brauchen, denn Audio wird nicht gespeichert, oder wenn Sie Salesforce ohne Enterprise-Tarif benötigen.
Wählen Sie Fireflies, wenn Sie ein Team mit gemischtem Stack aus CRMs und Chat-Apps leiten oder in vielen Sprachen arbeiten. Es ist die flexibelste Option, und der Bot ist sichtbar, außer Sie nutzen die Chrome-Erweiterung.
Wählen Sie Otter, wenn Sie einen günstigen Bezahlplatz wollen, überwiegend auf Englisch arbeiten und Ihre Meetings unter 90 Minuten dauern. Wählen Sie den Gratis-Tarif von Otter nicht für lange Calls. Wenn Sie es für ein Team prüfen, lesen Sie die Vorwürfe aus der Klage oben und entscheiden Sie, wie Sie mit der Einwilligung umgehen.
Wählen Sie Fathom, wenn Sie den großzügigsten Gratis-Tarif wollen und ein Bot Sie nicht stört, oder wenn Sie die Aufnahme ohne Bot auf dem Mac als Beta nutzen möchten.
Testen Sie zwei davon je eine Woche lang in echten Meetings. Nutzen Sie, wo es geht, die Gratis-Tarife, und prüfen Sie die Zusammenfassungen gegen das tatsächlich Gesagte. Weitere Optionen finden Sie im ToolRank-Ranking für Meeting-Notizen, in unserem Ranking der KI-Transkriptionstools und im Leitfaden zum richtigen Einrichten von KI-Meeting-Notizen.
Häufig gestellte Fragen
Kann Granola aufnehmen, ohne dass es jemand merkt?
Technisch ja, weil es nicht als Teilnehmer beitritt. Genau deshalb rät die Dokumentation, dafür zu sorgen, dass die Leute Bescheid wissen, und deshalb gibt es eine Chat-Nachricht und ein Kamera-Wasserzeichen. Betrachten Sie den Hinweis als Ihre Aufgabe, und prüfen Sie vorher das lokale Aufzeichnungsrecht.
Funktionieren Otter und Fireflies mit Zoom, Teams und Google Meet?
Ja. Otter nennt Zoom, MS Teams und Google Meet. Fireflies nennt Zoom, Google Meet und Teams sowie weitere Web-Konferenz-Apps. Beide lassen sich zu einem Meeting einladen oder so einstellen, dass sie über Ihren Kalender beitreten.
Gibt es einen kostenlosen Notetaker ohne Meeting-Limit?
Der Gratis-Tarif von Fathom nennt unbegrenzte Aufnahmen und Transkription. Der Gratis-Tarif von Fireflies bietet unbegrenzte Transkription, begrenzt aber Zusammenfassungen und Speicher. Otter beschränkt die Meeting-Länge im Gratis-Tarif auf 30 Minuten.
Was ist mit tl;dv, Read AI und den integrierten Tools in Zoom und Teams?
Die gibt es, und für manche Teams reicht eine integrierte Lösung. Wir haben nur Tools verglichen, deren Preis- und Hilfeseiten wir für diesen Artikel lesen konnten. Prüfen Sie also Zoom oder Ihre Teams-Admin-Einstellungen, bevor Sie für einen separaten Platz zahlen.
Trainieren diese Tools KI mit meinen Meetings?
Das ist unterschiedlich. Granola sagt, Dritte dürften nicht mit Ihren Daten trainieren, und Sie könnten dem eigenen anonymisierten Training widersprechen, das für Enterprise-Kunden standardmäßig ausgeschaltet ist. Bei Otter sind die Datenschutzerklärung und die oben genannte Klage in diesem Punkt widersprüchlich. Lesen Sie die Datenschutzseite jedes Anbieters, bevor Sie sensible Calls hochladen.