Filently

Beschreibung

Filently ist ein KI-gestütztes Tool zur Dokumentenorganisation, das auf Google Drive aufbaut. Es analysiert Ihre bestehende Drive-Struktur, lernt Ihre Benennungsgewohnheiten und Ordnerlogik und benennt dann automatisch jedes neue Dokument um und legt es ab – sei es durch direkten Upload, einen Posteingangsordner oder E-Mail-Weiterleitung. Das Ziel ist eine Organisation ohne Einrichtung und ohne manuelle Eingriffe: Sie legen Dateien ab und Filently erkennt den Dokumenttyp, das Datum und den Anbieter, vergibt einen sauberen Namen und verschiebt es in den richtigen Ordner.

Filently verwendet OCR und Sprachmodelle, um eine Vielzahl von Formaten zu verarbeiten, darunter PDFs, Microsoft Office- und OpenDocument-Dateien, Google Workspace-Dokumente und Bilder in den meisten gängigen Sprachen. Andere Dateitypen wie ZIPs, Videos und Audios können anhand von Dateinamen mit benutzerdefinierten Regeln organisiert werden. Standardmäßig überprüfen Sie jeden vorgeschlagenen Namen und Ordner, bevor Sie ablegen, oder Sie können die automatische Ablage aktivieren, bei der vertrauenswürdige Dokumente selbstständig bearbeitet werden und unsichere weiterhin zu Ihnen kommen. Eine Aktivitätszeitleiste protokolliert jede Änderung mit einem Klick zum Rückgängigmachen.

Das Tool legt Wert auf Datenschutz und Schweizer Qualität: Dateien bleiben in Ihrem eigenen Google Drive und werden niemals dauerhaft gespeichert, Inhalte werden nur vorübergehend in der EU und der Schweiz verarbeitet, und es ist GDPR-konform sowie CASA Tier 2 zertifiziert. Filently bietet eine kostenlose Testversion für 25 Dokumente ohne Kreditkarte an sowie Personal-, Professional- und Teams-Pläne. Unterstützung für Dropbox und OneDrive ist geplant.

Filently's Kernfunktionen

• KI, die neue Dokumente liest und sie nach Ihren Konventionen umbenennt

• Automatische Ablage in den richtigen Google Drive-Ordnern

• Lernt Ihre bestehende Ordnerstruktur und Benennungsschemata

• Mehrere Eingabemethoden: Upload, Posteingangsordner und E-Mail-Weiterleitung

• OCR und Sprachmodelle, die über 20 Sprachen unterstützen

• Überprüfungsmodus oder vollständig automatische Ablage mit Vertrauensprüfungen

• Aktivitätszeitleiste mit einem Klick zum Rückgängigmachen für jede Änderung

• EU/Schweizer Verarbeitung, GDPR-Konformität und CASA Tier 2-Zertifizierung

Wie verwendet man Filently?

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   Google Drive verbinden: Verknüpfen Sie Ihr Drive, damit Filently Ihre Struktur und Konventionen lernen kann.

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   Ein Dokument hinzufügen: Laden Sie es hoch, legen Sie es in den Posteingangsordner oder leiten Sie es per E-Mail weiter.

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   KI erkennt es: Filently identifiziert den Dokumenttyp, das Datum und den Anbieter.

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   Überprüfen oder automatisch ablegen: Genehmigen Sie den vorgeschlagenen Namen und Ordner oder lassen Sie vertrauenswürdige Dateien sich selbst ablegen.

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   Änderungen verfolgen: Verwenden Sie die Aktivitätszeitleiste, um alle Ablagen zu sehen und rückgängig zu machen.

Filently's Anwendungsfälle

• Automatische Drive-Organisation
• Rechnungs- und Belegablage
• E-Mail-Anhangsortierung
• Mehrsprachige Dokumentenverwaltung
• Ablage für kleine Teams

FAQ von Filently

• Was unterscheidet Filently von anderen Dokumenten-Tools?

  Es funktioniert mit Ihrem bestehenden Cloud-Speicher und lernt aus Ihren aktuellen Organisationsmustern, sodass keine Ordner ausgewählt, Namen eingegeben oder Regeln konfiguriert werden müssen. Die KI erledigt alles, während Sie Dateien ziehen und ablegen.

• Welche Cloud-Speicher unterstützt Filently?

  Es unterstützt derzeit Google Drive mit vollständiger Integration, einschließlich Shared Drives und Shared with me-Ordnern. Dropbox, OneDrive und weitere Anbieter sind geplant.

• Kann ich Dokumente überprüfen, bevor sie abgelegt werden?

  Ja. Standardmäßig genehmigen, bearbeiten oder lehnen Sie jeden Vorschlag ab. Sie können auch die automatische Ablage aktivieren, bei der vertrauenswürdige Dokumente automatisch abgelegt werden und unsichere weiterhin zu Ihnen kommen.

• Was passiert, wenn ich aufhöre, Filently zu verwenden?

  Nichts geht verloren. Ihre Dokumente bleiben in Ihrem Google Drive mit ihren verbesserten Namen und Strukturen organisiert, ohne dass ein Export erforderlich ist und ohne Bindung.

• Ist meine Daten sicher?

  Ja. Dateien bleiben in Ihrem eigenen Google Drive und werden niemals dauerhaft auf den Filently-Servern gespeichert. Inhalte werden nur vorübergehend verarbeitet und in der EU und der Schweiz verschlüsselt, und Filently ist GDPR-konform sowie CASA Tier 2 zertifiziert.

• Gibt es eine kostenlose Möglichkeit, es auszuprobieren?

  Ja. Ihre ersten 25 Dokumente sind kostenlos, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist, danach können Sie einen Personal-, Professional- oder Teams-Plan wählen.