LexWorkplace Dokumentenmanagement

Das System geht über grundlegende Datei- und Ordnerstrukturen hinaus und bietet leistungsstarke Dokumentenmanagement-Funktionen. Dazu gehören Versionsverwaltung, Dokumentenvergleich, Tagging und Profiling, Dokumenten-Check-out/Check-in und eindeutige Dokumenten-IDs. Die Integration mit Microsoft Office ermöglicht das direkte Speichern von Dokumenten in LexWorkplace und optimiert so die Arbeitsabläufe.

Die Informationssuche wird durch eine erweiterte Suchfunktion, die Millionen von Dokumenten, Seiten und E-Mails in Sekundenschnelle durchsucht – ähnlich einem „Google für Ihre Kanzlei“ – mühelos gestaltet. Benutzer können nach Akte, Dokumententyp, Datum und mehr suchen. Die Zusammenarbeit wird durch die kanzleiweite Verfügbarkeit von Dokumenten (mit optionalen Einschränkungen) und sichere externe Freigabeoptionen für Mandanten oder Dritte verbessert.

Das E-Mail-Management wird durch die nahtlose Outlook-Integration besonders optimiert. E-Mails können einer Akte zugeordnet werden, ohne Outlook verlassen zu müssen, und die Smart-File-Funktion lernt Absender-Akte-Zuordnungen. Gespeicherte E-Mails sind für das gesamte Team zugänglich und können in Unterordnern mit Notizen für wichtige Mitteilungen organisiert werden.

Ein herausragendes Merkmal ist die Integration von KI-Tools, die für juristische Arbeiten entwickelt wurden. Document AI ermöglicht es Benutzern, einzelne Dokumente zusammenzufassen und Fragen dazu zu stellen. Matter AI erweitert diese Fähigkeit auf eine gesamte Akte und liefert Antworten, die aus allen zugehörigen Dokumenten, E-Mails und Notizen gezogen werden. Dies reduziert die Zeit für die Informationssuche und die Synthese von Falldetails erheblich.

LexWorkplace integriert sich mit wichtigen juristischen Softwarelösungen wie Office 365, Adobe Acrobat und Clio Manage und passt sich so in bestehende Technologiestacks ein. Die Plattform ist sowohl unter Windows als auch unter Mac OS zugänglich und bietet Flexibilität für Juristen, unabhängig von ihrem Betriebssystem. Sicherheit hat oberste Priorität, mit Funktionen wie geografischer Redundanz, Datenverschlüsselung (während der Übertragung und im Ruhezustand) und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

LexWorkplace richtet sich an Anwaltskanzleien jeder Größe und zielt darauf ab, Organisation, Effizienz und Sicherheit zu verbessern. Es hilft Kanzleien, über Altsysteme oder einfache Cloud-Speicher hinauszugehen und eine dedizierte, intelligente Lösung zu nutzen, die die moderne Rechtspraxis unterstützt. Das Wertversprechen liegt in der Zeitersparnis, der Reduzierung von Fehlern und der Steigerung der Kundenzufriedenheit durch überlegenes Informationsmanagement und KI-gestützte Einblicke.